业务员如何做一份专业的报价单? 专业报价单模板

业务员如何做一份专业的报价单?一、图文并茂
因为现在有不少企业使用ERP系统进行报价,速度是快了,但有一个缺点——不能显示图片。如上图所示,就是我公司ERP自动生成的报价单。如果我以一个采购商的角度去看,就会发现问题:只有一个型号和价格,客户不知道什么产品,不够详细,不便客户了解。

图片:QQ截图20130417151651.jpg



如上图所示,是我个人建议的一种方式,当然具体形式可以根据各家公司有所变化,但一定要有图片。作为生产者或者销售者,一定要记住一个道理:顾客永远都是懒惰的。所以一定要让顾客一眼就知道这是什么产品,价格是多少。

二、使用PDF格式
辛辛苦苦做好一个报价单,发给客户,结果客户把自己的工厂信息一删,价格一改,然后发给另外一家生产商,直接问能不能生产?想必这样的行为真是让销售员气到肺都爆,为避免这种情况发生,一定不要使用EXCEL格式,而是要将其转换成PDF格式再发送给客户。
如果是外销厂商,使用PDF格式,还有另外一个好处,可以保持版式的一致性。这里作少少说明,国内的用户一般都是使用MSOFFICE,所以不会说有什么版式走样的问题。但就世界范围而言,印度有ZOHO,欧洲不少人使用openoffice,德国有自己的MAKESOFT,就连国内都有金山软件的WPS,及永中OFFICE,而为数不少的苹果电脑用户则是使用iwork办公软件。使用EXCEL格式保存文档,在上述提到的办公软件中打开,多少会有些走样。此外,MSOFFICE版本不一样,也会产生不兼容现象(真是难以明白,微软是怎么才可以做出这种大水冲了龙王庙的软件来的)。这些报价单在电脑上看或许问题不大,但如果有需要打印出来,基本上都严重变形,令人不悦。而使用PDF格式,则不会出现此类问题,版式绝对是一致的。

三、使用邮箱发送
如果是外销,基本上都是邮箱发送。但如果是内销,相信很多人都会直接在QQ上发送文件,快速简便。但建议不要这样,因为QQ发送只会记录发送过文件,但如果文件内容被改动,是无法被查证的。而使用邮箱发送,则无法改动附件内容,这样可以避免一些潜在的麻烦甚至是法律问题。如果客户要求使用QQ发送,则可以用“公司要求使用邮箱”这样的说法来推托。

四、控制报价单大小
这里要结合上述第三点来说明。因为很多公司都会有自己的企业邮箱,这些企业邮箱的容量一般不会很大,例如50M,100M,而且有可能这此企业邮箱使用频繁,早就被各类邮件塞爆了,如果报价单太大,恐怕还没有到客户的邮箱就被退回来了。
超过2MB的附件,千万不能直接用Email发送。
即使客户使用的是 GMAIL, LIVE, YAHOO, QQ, 163等无限容量的公共邮箱,也要控制附件的大小,因为下载也是要耗时间的,还是那句,顾客都是懒惰的,千万不要去挑战他们的耐性。
即使客户要求发送所有“产品的报价单”(我自己就收到过不少,基本上真不怎么诚意),也不要真的把所有产品都把上去,就挑一小部分,给客户报过去,就说是因为“邮箱容量”的问题,询问客户能不能分批给他发过去。如果客户确实有诚意,他会同意,如果没回复,自己也可以省了不少折腾。此外,分批报告还有一个好处,邮件来往越频繁,成功率会越高——好比追女仔,一次请她吃一顿千元的法国大餐,远不如分十次请她吃大排档有效一样。

五、选择合适的邮件客户端
这一条只针对外销厂商。尽量使用OUTLOOK 或者 FOXMAIL这样的邮件客户端,也可以使用 GMAIL。因为这几种客户端的兼容性最好,基本不会出现乱码问题。

业务员如何做一份专业的报价单? 专业报价单模板
六、细节决定成败
1、发邮件忘记发附件,补发时还装样子不作交代。
2、回复或转发邮件不署名。
3、似乎永远不懂对Excel文档要进行“打印预览”和相应调整。
4、发报价时没有留下自己的联系方式,并且分别注明报价细节,是否含税?报价是否包含相关辅料配件等。
5、报价无有效期,自己埋下争议或被动的伏笔。
6、报价不敢留空间,客人一还价就把自己置于被动。
7、报交期不留空间,生产人员说什么就什么,一遇风吹草动,自己必然就陷入不义或食言的局面。
8、邮件、文件字体字号纷杂,明明是西文却用中文字体或标点,此想象的存在极为普遍,我这样说了你可能还不理解我的意思。
9、邮件主题命名意识或能力极低,比如只写"交期",不会写成"交期 - Order # 12345 - ABC(Factory)"。
10、文件存储命名意识或能力极低,比如只写"报价",不会写成"报价 - # 12345 - ABC (工厂)"。

最后最值得注意:
紧急确认的事情,或需电话沟通的事情,仍然发邮件与客人确认,以为案头的电话只有接听的功能。

  

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