爱华网《广东省劳动保障监察条例》解读与应对策略
江溢斐律师
《广东省劳动保障监察条例》将自2013年5月1日起施行，新的条例对企业的劳动关系管理提出了一些新的要求。为了规避潜在的劳资纠纷法律风险，现就相关条文进行详细解读，并提出建议性的应对策略。
一、用人单位须建立和完善用工台账制度
第十四条用人单位应当建立以下用工管理台账，真实、准确记录各种用工信息：
（一）职工名册。包括建立劳动关系的劳动者和被派遣劳动者的姓名、性别、身份证件号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起止时间、劳动合同期限、工作岗位等内容。
（二）录用登记。包括入职登记表、劳动者身份证件复印件等。
（三）工时台账。包括打卡记录或者考勤表等上下班时间和加班时间的记录。
（四）工资台账。包括正常工作时间工资、加班工资及其他劳动报酬的发放情况，列明支付日期、支付周期、支付对象姓名、工作时间，以及应发工资项目和数额，代扣、代缴、扣除项目和数额，实发工资数额，银行代发工资凭证或者劳动者签名等内容。
（五）法律、法规和规章规定的其他台账。
用工管理台账应当至少保存两年，职工名册、录用登记应当至少保存至劳动者离职后两年。
1、条文解读：
新的条例对用工管理台帐的要求远远严格于《劳动合同法》。《劳动合同法》只要求企业在员工离职后将劳动合同保存两年以上，而新的条例则要求建立全方位的用工管理台帐。
2、应对策略：
1）建立全方位的用工管理台帐，需要耗费较大的人力，因此企业需要保证人力资源管理部门的人力供应，适当增加人力资源管理人员。
2）企业要建立完善的员工入职、离职管理制度和操作流程，特别是做好员工的个人信息资料核实工作，确保员工个人信息的完整性与真实性。
3）企业要建立完善的考勤管理档案，不仅要保存考勤统计表，而且要保存原始的考勤记录（例如纸质考勤卡、电子指纹卡/IC卡的硬盘记录等）。
4）企业与员工在劳动合同中要明确约定，每月可以从员工工资中扣除哪些款项，例如员工私人借款、员工失职造成公司的经济损失、社保费、伙食费、住宿费等等。
5）在职员工与离职员工的管理台帐要分开保存，避免混淆。同时，要做好用工管理台帐的安全保护措施（安全要求基本与财务管理台帐相同），避免发生遗失或损毁。如发现遗失或损毁，应及时向相关劳动部门做好报告和备案工作。
6）企业人力资源管理部门要做好用工管理台帐的备份，建立用工管理台帐的电子档案。
7）企业应建立用工台帐管理人员责任制度，特别要做好用工台帐管理人员的岗位调动或离职的交接工作。
8）特别强调：凡办理了社保的员工，必须建立用工管理台帐。
第十五条《广东省高等学校学生实习与毕业生就业见习条例》规定的实习、见习单位接收实习、见习人员的，应当建立以下管理台账：
（一）实习、见习人员名册。包括姓名、性别、身份证件号码、户籍地址与现住址、联系方式，实习学生所在学校、是否顶岗实习，以及实习、见习的起止时间、工作岗位等内容。
（二）实习、见习时间台账。包括打卡记录或者考勤表等实习、见习工作时间的记录。
（三）报酬台账。包括报酬、补助、补贴的发放情况。
（四）购买意外伤害保险的台账。
（五）法律、法规和规章规定的其他台账。
实习、见习人员管理台账应当至少保存至实习、见习结束后两年。
1、条文解读
新的条例除要求建立正式员工的用工管理台帐，而且要求建立实习、见习人员的管理台帐。这一点在以前的劳动法规中没有相关规定，要引起重视。
2、应对策略
1）企业要建立完善的应届毕业生管理制度，详细规定实习、见习人员的用工管理流程与要求。
2）企业要为实习、见习人员办理人身意外伤害保险，因为实习、见习人员还未毕业，因此不可能办理社保手续。
3）其他要求基本与第十四条相同。
二、劳动保障违法
第十九条人力资源社会保障行政部门应当对有重大劳动保障违法记录的用人单位实行重点监控，加强日常监管，增加检查频次。
有关行政部门审查用人单位承接投资、参加政府采购等申请时，应当将用人单位三年内是否存在劳动保障违法记录作为参考。
第二十条人力资源社会保障行政部门应当按照规定及时将依法生效法律文书确认的用人单位劳动保障违法信息告知中国人民银行当地分支机构，并由其录入中国人民银行企业信用信息基础数据库。
1、条文解读
1）企业如果有劳动保障违法记录，将会影响企业承接投资、参加政府采购等业务活动。而且，对劳动保障违法记录的追溯期长达三年。
2）企业如果有劳动保障违法记录，将会影响企业的银行信用，进而影响企业业务活动的开展。
2、应对策略
企业必须建立完善的劳动关系管理制度，做好劳动争议纠纷的预防工作，合理地规避劳动争议纠纷的法律风险。
三、违法罚款和违法扣减工资
第五十一条用人单位的规章制度规定了罚款内容，或者其扣减工资的规定没有法律、法规依据的，由人力资源社会保障行政部门责令改正，给予警告。
用人单位对劳动者实施罚款或者没有法律、法规依据扣减劳动者工资的，由人力资源社会保障行政部门责令限期改正；逾期未改正的，按照被罚款或者扣减工资的人数每人二千元以上五千元以下的标准处以罚款。
1、条文解读：
1）企业规章制度不能规定罚款内容，扣减员工工资的规定要合法。
2）如果企业对员工进行罚款，或非法扣减员工工资，将会面临行政处罚。
2、应对策略：
1）关于合法扣减工资。
《广东省工资支付条例》和《深圳市员工工资支付条例》对此分别作出了相应的规定：
《广东省工资支付条例》规定，以下情形企业可以依法扣减工资：
①劳动者应当缴纳的个人所得税；
②劳动者个人应当缴纳的各项社会保险费和住房公积金；
③人民法院判决、裁定代扣的抚养费、赡养费、扶养费；
④劳动者因事假未提供劳动期间，用人单位可以不支付工资
⑤因劳动者过错造成用人单位直接经济损失，提前书面告知扣除原因及数额，用人单位可以从其工资中扣除赔偿费，但扣除赔偿费后的月工资余额不得低于当地最低工资标准；
⑥非因劳动者原因造成用人单位停工、停产，未超过一个工资支付周期（最长三十日）的，用人单位应当按照正常工作时间支付工资；超过一个 工资支付周期的，可以根据劳动者提供的劳动，按照双方新约定的标准支付工资；用人单位没有安排劳动者工作的，应当按照不低于当地最低工资标准的百分之八十支付劳动者生活费，生活费发放至企业复工、复产或者解除劳动关系。
⑦劳动者因病或者非因工负伤停止工作进行治疗，在国家规定医疗期内，用人单位支付的病伤假期工资不得低于当地最低工资标准的百分之八十。
⑧劳动者因涉嫌违法犯罪被采取司法强制措施或者被行政拘留期间，未提供劳动的，用人单位可以不支付工资。
⑨法律、法规规定应当由用人单位从员工工资中代扣或者代缴的其他费用。
《深圳市员工工资支付条例》规定，以下情形企业可以依法扣减工资：
①员工本人工资的个人所得税；
②员工个人负担的社会保险费；
③协助执行法院判决、裁定由员工负担的抚养费、扶养费、赡养费；
④员工赔偿因本人原因造成用人单位经济损失的费用，但是扣减后员工工资余额不得低于最低工资；
⑤员工请事假的，用人单位可以不支付其事假期间的工资；
⑥因员工本人过错造成停工的，用人单位可以不支付该员工停工期间的工资，但经认定属于工伤的除外；
⑦非因员工本人过错，用人单位部分或者整体停产、停业的，停工一个月以内的，按照员工本人正常工作时间工资的百分之八十支付；停工超过一个月的，按照不低于最低工资的百分之八十支付；
⑧员工涉嫌违法犯罪被依法采取限制人身自由的强制措施或者受到限制人身自由的行政处罚的，用人单位可以不支付其被限制人身自由期间的工资；
⑨员工患病或者非因工负伤停止工作进行医疗，在国家规定的医疗期内的，用人单位应当按照不低于本人正常工作时间工资的百分之六十支付员工病伤假期工资，但不得低于最低工资的百分之八十。
⑩法律、法规规定应当由用人单位从员工工资中代扣或者代缴的其他费用。
针对上述规定，企业应在公司规章制度或者双方签订的《劳动合同》中明确以下内容：
①劳动者造成的企业损失的具体情形以及赔偿方式；
②劳动者请事假的流程及扣减工资方式；
③劳动者医疗期内工资标准；
④明确企业停工期间劳动者的工资标准。
2）关于企业规章制度不能规定罚款内容。
①企业要全面检讨现有的规章制度，修改含有罚款或非法扣减员工工资内容的规章制度。
②实施结构化工资，用奖励代替处罚。举例如下：
原企业规章规定：
员工的惩罚分以下四种：警告、记小过、记大过、开除（辞退）。
警告：每警告一次，罚款50元；
小过：每记小过一次，罚款150元；
大过：每记大过一次，罚款450元；
则：若员工工资2500元，每迟到一次扣30元，旷工一天扣100元。
改后操作方式：员工正常工作时间工资2200元，全勤奖300元，每迟到一次减发全勤奖30元，旷工一天减发全勤奖100元。
③优化奖惩方式：
积累法
每旷工半天，记小过1次。
累积小过3次者，记大过1次。
累积大过3次者，属于严重违反企业规章制度，可依法解除劳动合同并且无需支付经济补偿金。
积分法
每次迟到扣1分，旷工半天扣3分。
年度扣分超过20分者，属严重违反企业规章制度。
④运用人身罚、行为罚替代
针对员工的违纪行为，可以在公司章程中规定采取在全公司通报、在公司显著位置公示、爬楼梯等轻度人身、行为罚方式，给员工形成一定的心里压力，以达到抑制员工违纪之目的。
此处罚方式应注意：不得限制人身自由、侮辱员工人格，否则将因涉嫌侵权受到法律追究。
四、违法欠薪
第五十二条用人单位发生欠薪的，由人力资源社会保障行政部门责令其限期支付；逾期不支付的，责令用人单位按照应付金额百分之五十以上一倍以下的标准向劳动者加付赔偿金。
1、条文解读：
新的条例明确规定如果企业逾期支付工资，只要经过行政部门处理后仍未支付，则需要额外支付50%-100%的赔偿金。
2、应对策略：
1）公司与员工在劳动合同约定的工资支付日期要有一个范围，比如约定每月15-20日期间支付工资，从而让企业有充足的准备时间。
2）为了避免因员工无理拒绝领薪产生劳动争议纠纷，企业应要求员工提供紧急情况下的有效书面联系方式（例如邮箱或务工所在地的暂住地址），并作为劳动合同约定的附件内容，要求员工承诺以上书面联系方式的真实性与有效性（例如：员工提供的书面联系方式在7天内能收到企业发出的任何文件），否则因此产生的法律责任由其承担。当员工拒绝领薪时，只要企业证明尽到了通知领薪义务即可。
